O sistema da
Sensum possui um módulo
específico para o recebimento de valores. Este
módulo é conhecido pelo nome de Prestação
de Contas ou Lote de Recebimentos.

O controle de
prestação de contas é
um módulo especifico para o gerenciamento de
cobranças e seus respectivos
pagamentos (depósito, recebimento de cheques e dinheiro,
cobrança de cheques)
bem como possibilitar a consulta de outras
informações do sistema Sensum NXS –
Finanças.

Em outras
palavras, este módulo
consiste em “baixar” as duplicatas geradas no
contas a receber permitindo
definir como o cliente pagou mesmo que este pagamento seja com formas
de
recebimento diferentes. Ex: O cliente pagou metade em dinheiro e metade
em
cheque.

Acesso

1. Acesse o
   módulo através da aba Finanças.

   Esse acesso
   pode ser realizado através do menu do sistema: A
   Receber – Controles –
   Prestação de contas.

   

   Ou
   através do ícone com o nome
   “Prestação de Contas”

   

   Irá
   aparecer a seguinte tela:

   

   

2. Perceba que
   a navegação dos dados incluídos segue
   o padrão do sistema, para iniciar o
   procedimento de recebimento clique no botão Incluir na parte
   debaixo da janela.

   

Guia Dados

Na guia Dados existem os seguintes campos:

Atenção:
“Para que o preenchimento dos
campos siga a ordem correta utilize a tecla TAB para mudar de
campo”.

PC
nº:
Código interno da prestação de contas.
A cada
nova prestação de contas é gerado um
código automático e seqüencial, o
usuário
não precisa digitar esse valor.

Data:
Data de emissão da Prestação de
Contas,
geralmente a data atual ou data do recebimento;

Referente
ao mês:
Mês a que se refere a
prestação de contas, esse preenchimento
é utilizado para o registro da
competência desta receita;

Ano:
Ano relativo ao mês selecionado anteriormente,
também utilizado para o registro da competência;

Tipo:
Você pode criar uma classificação de
tipos que
se adapte à sua empresa. Para cadastrar um tipo, clique no
botão ao lado do
campo, esse campo não
é obrigatório,
podendo ficar em branco caso a empresa não necessite
classificar os
recebimentos;

Representante:
Representante responsável pela
prestação
de contas, seja o vendedor interno/externo ou o responsável
pelo recebimento;

Observações:
Campo para a inclusão de informações
adicionais, caso haja necessidade de preenchimento;

1. Após
   o preenchimento dessa guia, o sistema passará para a
   aba Duplicatas Cobradas, o
   usuário
   pode tomar duas direções ou localizar
   uma ou várias contas a receber para
   baixar ou receber um arquivo de retorno do banco.

Duplicatas
Cobradas

Baixar contas a
receber

1. Para
   localizar a duplicata a ser baixada clique no botão ao lado
   do campo Duplicatas

   

2. O sistema exibe
   a localização de clientes, onde o
   usuário deve localizar o cliente, clicar
   sobre ele e teclar ENTER;

   

   Atenção:
   Nesse ponto o sistema
   pode agir de duas formas diferentes conforme a
   configuração usada nos usuários
   e senhas, a inclusão pode ser simples ou em lote.

3. No
   caso de ser em lote
   o sistema exibirá a tela abaixo, onde o usuário
   deve selecionar as duplicatas
   ou os cheques devolvidos que estão sendo recebidos, note que
   o campo valor
   recebido está marcado, é nesse campo que o
   usuário informará que valor foi pago
   pelo usuário:

   

4. Se
   o campo Valor Recebido
   for preenchido com um valor diferente do total das cobranças
   selecionadas, o
   sistema solicitará ao usuário para informar uma
   justificativa dessa diferença
   (Ex: pagamento parcial, desconto, crédito,…).

   Ao
   colocar um recebimento menor que o valor
   selecionado o sistema apresentará a seguinte mensagem:

   

   Se
   o usuário optar por
   NÃO, o sistema solicitará o usuário e
   senha de um usuário que possua
   liberação
   para dar descontos, e assim prosseguir com a
   operação, caso contrário um
   título
   complementar deverá ser gerado.

   Se
   o usuário optar por gerar um título complementar
   o sistema solicitará um vencimento para o título
   que será gerado com o valor da
   diferença informada.

   

   Assim
   como o desconto na duplicata complementar deve
   ser informada a justificativa dessa diferença.

   

   Caso
   no cadastro de
   usuários e senhas estiver para uma inclusão
   simples no Prestação de Contas o
   usuário preencherá no formulário os
   seguintes campos:

   

   Duplicata:
   Número da duplicata cobrada. O número da
   duplicata é composto geralmente pelo número da
   fatura original, letra da
   parcela e série. Caso não saiba o
   número, utilize o botão de busca ao lado do
   campo;

   Vencimento em:
   Data de vencimento registrado na duplicata;

   Recebido
   em:
   O usuário deverá preencher com a data de
   recebimento da duplicata;

   Valor
   recebido:
   O usuário informará o valor
   total recebido para pagamento da duplicata;

   Obs:
   No
   caso do valor
   recebido ser diferente do valor devido os seguintes campos devem ser
   preenchidos.

   Saldo:
   Valor resultante da Diferença entre o valor
   devido e o recebido;

   Justificativa:
   Quando houver um valor de saldo, o
   sistema solicitará, através deste campo, a
   inclusão de uma justificativa;

   Proceder:
   A opção “Desconsiderar a
   diferença”, não
   realiza nenhum tipo de operação com o saldo,
   simplesmente ignorando este valor.
   A opção “Gerar título
   complementar”, lança um título no
   contas a receber, no
   valor do saldo. E a opção “notificar o
   representante”, lança o valor do saldo
   no relatório de “diferenças
   apuradas”, para consulta do representante;

5. Para
   finalizar este procedimento clique no botão
   “inclui” 

Cheques
Cobrados

No
caso ainda da
inclusão não ser por lote o usuário
utiliza a aba Cheques Cobrados para receber
um cheque devolvido de um cliente, nessa abas temos os seguintes campos:

Nr
Interno:
Campo para a digitação do cheque a ser
incluído;

Recebido
em:
Data de recebimento do cheque.

Valor
Recebido:
Valor recebido pelo cheque devolvido.

Justificativa:
No caso de diferença
entre o valor cobrado e o valor recebido, informe uma justificativa
para essa
diferença.

Proceder:
A opção “Desconsiderar a
diferença”, não
realiza nenhum tipo de operação com o saldo,
simplesmente ignorando este valor.
A opção “Gerar título
complementar”, lança um título no
contas a receber, no
valor do saldo. E a opção “notificar o
representante”, lança o valor do saldo
no relatório de “diferenças
apuradas”, para consulta do representante;

Outra
forma de gerar a cobrança é através
dos
boletos para isso o sistema possui na aba Duplicatas Cobradas, um
botão para a
inclusão dos arquivos de retorno, segue
explicação:

Boletos

1. Quando
   o sistema da Sensum está homologado junto
   ao banco utilizado para gerar boletos, o sistema pode gerar e imprimir
   os
   boletos de cobrança, essas cobranças geram um
   arquivo chamado de Remessa que é
   o arquivo a ser enviado para o banco, assim que esta
   cobrança é quitada o banco
   gera um arquivo chamado de Retorno que é o arquivo utilizado
   pelo Prestação de
   Contas para realizar a baixa das contas a receber geradas a partir de
   um
   boleto.

2. Para
   realizar o procedimento de recebimento do
   arquivo de retorno após incluir clique no botão
   “Importar retorno de cobrança
   bancária”.

   

3. Após
   clicar neste botão selecione o banco ao
   qual será realizado o recebimento do arquivo de retorno,
   nesse ponto o
   procedimento pode variar conforme o banco selecionado, ao receber o
   arquivo de
   retorno o sistema exibirá a aba “Duplicatas
   Cobradas” com os títulos que foram
   gerados pelo sistema e que já tenham sido recebidos.

   

   Se
   neste arquivo constar algum título que possua uma
   ocorrência específica, essa
   ocorrência é exibida na aba
   “Ocorrências”.

   

   Para
   finalizar o procedimento do recebimento do
   arquivo de retorno o sistema exibe a aba depósito para que o
   valor que foi
   recebido seja indicado em que banco foi feito esse recebimento.

   

4. Para
   preencher esta aba depósitos certifique-se de que estejam
   preenchidos os
   seguintes campos:

   Depositado
   em:
   Data do depósito dos
   valores.

   Referente
   a:
   A que se refere este
   depósito.

   Valor
   Depositado:
   Total do valor do
   depósito e/ou recebimento.

   Conta
   Corrente:
   Conta ao qual será
   adicionado o valor do depósito.

5. Após
   estes campos estarem preenchidos clique no botão
   incluir 

Cheques
Recebidos

1. O
   módulo de Prestação de Contas permite
   incluir
   os cheques recebidos para o pagamento de um determinado
   título, após a
   identificação dos títulos na aba
   Duplicatas Cobradas, clique na aba Cheques
   Recebidos e preencha os seguintes campos:

   

   Nesta
   guia serão relacionados os cheques recebidos, cadastrados no
   contas a receber,
   incluídos na prestação de contas.

   Nr Cheque: Campo para a
   digitação do
   CMC7 (numeração em código, na parte
   inferior do cheque) do cheque a ser
   incluído;

   Cliente:
   Por padrão o sistema
   trará o cliente da guia DADOS;

   Representante:
   Por padrão o sistema
   trará o representante da aba DADOS;

   Vcto
   médio
   (Dup. e Chq.): Este
   campo é a média entre as datas de vencimento do
   primeiro e
   último vencimento das duplicatas e cheques cobrados juntos.
   (exemplo: primeiro
   vencimento é 01/03/12 e último vencimento
   é 10/03/12, então a média
   será no dia
   05/03/12). OBS: Este campo é apenas informativo. Este campo
   está disponível
   mediante marcação nas propriedades do
   Prestação de Contas.

   Banco:
   Informe o nome do banco
   ao qual o cheque pertence, geralmente o sistema já traz esse
   campo preenchido.

   Emissão:
   Data de emissão do
   cheque.

   Depositar
   em:
   Data prevista para o
   depósito do cheque em questão.

   Valor:
   Valor inscrito no
   cheque que está sendo inserido.

   Cidade:
   Cidade do cheque.

   Data
   Base:
   Neste campo é sempre
   sugerido a data base do cheque lançado anteriormente (caso
   seja o primeiro será
   sugerido o vencimento médio que vem do campo “Vcto
   médio (Dup. e
   Chq.)”). Este campo esta disponível mediante
   marcação nas propriedades do
   Prestação de Contas.

   Emitente:
   Nome do emitente do
   cheque, não precisa ser necessariamente o cliente que deu o
   cheque (no caso dos
   cheques de terceiros).

   C.N.P.J.:
   CNPJ do emitente do
   cheque, no caso de pessoa jurídica.

   C.P.F.:
   CPF do emitente do
   cheque, no caso de pessoa física.

   Área:
   Área do sistema em que
   o cheque será lançado.

Conta
Corrente de Clientes

Nesta
guia serão relacionados os créditos para a
empresa (guia Crédito Recebido) e débitos para a
empresa (guia Crédito a
Lançar) lançados nas contas correntes de clientes.

1. Um crédito lançado pode ser usado como base para
   um crédito recebido (botão
   Localizar os créditos lançados deste cliente) e,
   se necessário, impresso como
   Vale Compras (modelo nas propriedades do módulo).

   Ex: Se o valor recebido por um cliente for maior do que o devido, este
   saldo
   (diferença) pode ser lançado como um
   crédito para este cliente, para isso
   usa-se o conta corrente do cliente para o registro do
   crédito na aba Créditos a
   Lançar, quando o cliente quer fazer uso do seu
   crédito ou pagou com vale-compras,
   então o valor deve ser registrado na aba Crédito
   Recebido.

   Tanto
   em uma aba, quanto na outra deve-se seguir
   o preenchimento dos seguintes campos:

   Cliente:
   podem ser gerados
   créditos / débitos para mais de um cliente na
   mesma prestação de contas;

   Descrição:
   breve
   descrição do lançamento
   (informações indicando a origem de
   créditos e débitos
   nas informações complementares);

   Valor:
   valor absoluto da
   operação.

2. Para
   que a inclusão seja realizada clique no
   botão .

   Quando
   uma cobrança de duplicatas ou de cheques
   devolvidos é realizada pela pessoa de um entregador ou
   motorista, essa cobrança
   pode ser registrada em uma prestação de contas
   vinculada a uma carga para
   indicar a saída e o recebimento da mesma. Quando se trata de
   saída o sistema
   utiliza dois módulos para registrá-los sendo eles
   confirmação de duplicatas e
   confirmação de cheques devolvidos.

Confirmação
de Duplicatas

Neste
módulo o sistema permite cadastrar as Duplicatas que o
entregador/motorista
está levando para cobrar no cliente.

1. Para
   registrar a duplicata preencha os seguintes
   campos:

   Duplicata:
   informe ou localize a
   duplicata que o motorista levará para cobrança;

   Cobrança:
   se necessário altere o
   tipo de cobrança registrado na duplicata;

   Nosso
   Número:
   o sistema informará o registro do nosso número,
   se acaso este for um campo
   preenchido, nesse caso se o documento for um boleto este
   número estará
   presente;

   Vencimento:
   o sistema informará o
   vencimento da duplicata que está sendo cobrada;

   Motivo:
   Este campo deve ser
   preenchido com o motivo pelo qual esta cobrança
   está sendo enviada pelo
   motorista.

2. Para
   que a inclusão seja realizada clique no
   botão .

Confirmação
de Cheques Devolvidos

Neste
módulo o sistema permite cadastrar os
cheques devolvidos que o entregador/motorista está levando
para cobrar no
cliente.

1. Na
   inclusão de cheques basta informar ou localizar/selecionar o
   cheque que está
   sendo levado pelo entregador/motorista.

2. Para
   que a inclusão seja realizada clique no
   botão .

Totalização

Nessa
aba são informadas as totalizações
emitidas nas demais abas do módulo o campo Dinheiro pode ser
digitado
manualmente, sendo que a conta corrente de débito do mesmo
deve ser configurado
nas propriedades (configurações) do
prestação de contas.

O
campo “Subtotal” é formado pelos
“Depósitos”
mais “Dinheiro” mais “Cheques
Recebidos” mais “Despesa de Viagem”. O
campo
“Total” é o
“Subtotal” menos o “Troco” mais
o “Vale do Motorista”. O fechamento
de uma prestação de contas só pode ser
realizado se não existirem diferenças
entre valores cobrados e recebidos.

Totalização
(Carga)

A
guia “Totalização (Carga)”, só
será
habilitada quando a prestação de contas estiver
vinculada a uma carga. O campo
“Subtotal” é formado pelo
“Total da carga” menos
“Duplicatas/Cheques
confirmados, menos os juros (ou mais os descontos), menos o total em
“Dinheiro”, menos os “Cheques
Recebidos” mais “Despesa de Viagem”. O
campo
“Tothttp://www.Sensum.inf.br/man/manual.chmal”
é o “Subtotal” menos o
“Troco” mais o “Vale do
Motorista”.

Fechamento

Após
todos os procedimentos realizados no
Prestação de Contas o usuário pode
gravar os recebimentos realizados, porém
enquanto não for realizado o fechamento nenhuma
operação será realizada.

ATENÇÃO:
PARA REALIZAR O FECHAMENTO É NECESSÁRIO QUE
NÃO HAJA DIFERENÇAS ENTRE OS
VALORES RECEBIDOS E OS VALORES COBRADOS.

1. Ao
   realizar a gravação da
   Prestação de Contas, clique no botão
   “Fechamento” na
   parte inferior esquerda da tela e o sistema iniciará o
   processo de fechamento,
   solicitando a confirmação do usuário,
   pois uma vez fechada a prestação de
   contas NÃO PODE SER REABERTA.

Exceções

Quando
a opção: Outras Opções
> Configurações
> 1> “A data de recebimento não pode
ser menor que a data de fechamento”,
estiver habilitada, o programa irá verificar se as
duplicatas e cheques
cobrados possuem a data de recebimento menor que a data de fechamento.
Neste
caso, o programa alertará o usuário e
não permitirá o fechamento até que as
pendências sejam resolvidas.

Quando a opção: Outras
Opções >
Configurações > 1> “No
fechamento,
permitir a realização do depósito dos
cheques recebidos”, estiver habilitada, o
programa irá trazer a tela de depósito (tela que
está no menu “Cheques
recebidos – Depósito ou desconto”),
já com os cheques “bons para
depósito”
relacionados, sendo possível realizar o depósito
dos cheques por área de
trabalho.

Quando
a opção: Outras Opções
> Configurações
> 2> “Ao gravar a
Prestação de Contas, sugerir o Fechamento
desta”,
estiver habilitada, o programa irá sugerir o fechamento no
momento de gravar a
prestação de contas, sem a necessidade de clicar
no botão Fechamento.