Histórico de recursos do NXS Finanças
Referência histórica do manual. As telas e as regras descritas correspondem à documentação original e exigem revisão para uso na versão atual.
Histórico de recursos do NXS Finanças. Área: Finanças / Documentação complementar.
Como fazer
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Após um período de avaliação
sobre as dúvidas relatada se observando os suportes e treinamentos
prestados por nossa equipe, determinamos que algumas modificações
se faziam necessárias no módulo de finanças.
O objetivo principal destas é
aumentar a segurança da informação e garantir a integridade dos
valores ali registrados.
Assim, como poderá ser visto
abaixo, as modificações visam principalmente impedir que um valor
seja modificado ou excluído, sempre que isto afetar a integridade da
informação.
Por exemplo, se realizo uma
entrada de mercadorias, o valor das parcelas no contas a pagar não
poderá ser alterado. Outros dados como o vencimento, por exemplo,
poderão ser ajustados se necessário.
O módulo que sofreu um número
maior de melhorias foi o módulo de conta corrente.
Observando o formulário podemos
ver alguns novos itens que lhe auxiliarão muito, especialmente
quando a quantidade de informação registrada em uma conta corrente
for grande.
- No canto superior direito, temos
agora a possibilidade de selecionar quais informações serão
carregadas de uma conta corrente ( esta configuração é armazenada
por conta corrente ) . Então podemos optar por ver “Todos”,
”Não conciliados” ou então “A partir de “ uma determinada
data. Utilize o botão de atualização ( Com o ícone de reciclar )
para aplicar a sua seleção. Isto reduz muito o tempo de carga,
especialmente em contas correntes com anos de informações
acumuladas, sem a necessidade de excluir informações.
O conta corrente agora apresenta
duas novas colunas,” Cancelado” e” Log”.
Em Log será possível conferir
as alterações realizadas em cada lançamento. O sistema irá
guardar tudo o que foi alterado através do botão “Alterar”,
mesmo que realizado em diversas operações. Quanto houver o
registro de alteração, o item apresentará o sinal de mais (+) ,
indicando que aquele registro sofreu modificações.
Outra coluna presente é a coluna
“Cancelado”.
O sistema não irá mais
“Excluir”o registro do conta corrente mas sim assinalá-lo com
cancelado e o valor deste ( que era uma saída ou entrada, passa a
ser nulo quanto ao resultado sobre o saldo e será apresentado na
coluna Cancelado.
Desta forma se impede que
informações sejam excluídas do conta corrente, aumentando a
segurança dos dados.
Se um registro já esta
conciliado, então este não poderá mais ser cancelado.
Neste caso o sistema fará um
“Estorno” da operação, ou seja, não irá alterar o registro
original e irá gerar um novo, identificado com a palavra “*Estorno*”
no início da frase de descrição do lançamento.
O objetivo é impedir que o
cancelamento de um registro conciliado afete o saldo já conciliado
da conta corrente.
- O sistema não irá permitir o
cancelamento de operações geradas por outros módulos do sistema.
Ou seja, no caso de haver a necessidade de cancelar uma baixa de um
contas a receber, o usuário deve localizar a parcela no módulo de
contas a receber e de lá realizar a operação de cancelamento da
baixa. Assim um registro de estorno será acrescido ao conta
corrente.Aparentemente isto poderá
acrescentar registros desnecessários ao conta corrente, mas garante
a administração o entendimento do que ocorreu de fato na
movimentação do dinheiro da empresa.
A função “Conciliar” também
foi modificada. Agora o sistema irá armazenar a última data
utilizada na conciliação de uma conta corrente, em que data isto
foi feito e por quem . Esta data será armazenada por conta corrente.
A data de conciliação não
poderá ser menor do que a última utilizada, evitando erros
acidentais onde o usuário informa uma data incorreta, faz
conciliações e posteriormente não consegue mais determinar o que
foi conciliado.
É importante salientar que a
data de conciliação é fundamental para a conferência do conta
corrente e por isto foram acrescidas novas críticas que minimizam
erros de operação.
E se um registro for conciliado
indevidamente e isto for percebido apenas após a confirmação
através do botão gravar ?
- Neste caso o usuário poderá
utilizar o botão “Alterar” e “limpar” o campo de data de
conciliação ou informar uma data igual ou superior a data da última
conciliação. - O sistema irá informar então da
importância de se observar as conseqüências de alterar um registro
conciliado, pois isto irá afetar o saldo conciliado e pode causar
grande trabalho posterior na tentativa de encontrar o que foi
alterado.A regra também vale para a opção
de “Conciliação múltipla”.
- Para cancelar a data do
conciliado, basta clicar com o botão esquerdo do mouse e o sistema
apresentará a opção de “Remover a data de conciliação deste
registro” conforme Figura2.
Lembrando que para tal
funcionalidade, é necessário habilitar no módulo de usuários e
senhas a seguinte liberação conforme Figura 3.
O sistema irá utilizar a
sequência de número de fatura e a série especificas para a
inclusão de títulos no contas a receber. Esta informação é
configurada nas propriedades do módulo de contas a receber.
O relatório de extrato possui
agora a opção de não apresentar os registros cancelados. Assim,
para os usuários que desejarem os registros cancelados não serão
apresentados no extrato impresso.
As listas da grade foram
ajustadas para funcionarem da forma esperada
O módulo de contas a pagar
sofreu poucas mudanças, em especial voltadas a manter a integridade
do conta corrente.
Desta forma, ao excluir ou
alterar um título pago, o sistema irá sempre solicitar a conta
corrente onde o valor será estornado e qual a justificativa para
isto. (Figura 4).
Figura 4.
Estorno Conta Corrente
Outra modificação visando
aumentar a integridade é o bloqueio na alteração do valor de uma
obrigação quando esta for gerado através do módulo de entrada de
produtos. Se o valor das parcelas tiver de ser ajustado, isto deve
ser feito no módulo de entrada de produtos, pois o total a pagar
deverá obrigatoriamente ser o mesmo da nota fiscal.
Lembramos que no módulo de
entrada de produtos, existe na aba Contas a Pagar a opção Alterar o
Parcelamento, não sendo necessário assim modificar a nota fiscal.
Também visando manter a
integridade do sistema não será possível excluir um registro no
contas a pagar gerado pela entrada de produtos.
Este módulo passou por uma
revisão onde algumas características adicionais e necessárias
foram acrescentadas: (Figura 5)
Figura 5.
Deposito de cheques de terceiros
Agora o depósito ou desconto
obrigatoriamente deve ser direcionado a uma conta corrente.
A quantidade de dinheiro
informado no depósito obrigatoriamente deverá sair de uma conta
corrente selecionada pelo usuário.
Depósitos contendo apenas
dinheiro também serão possíveis nesta versão.
Não há mais a possibilidade de
exclusão do Depósito. O sistema irá cancelar a operação,
realizando o estorno no conta corrente e liberando os cheques que
estavam vinculados a este e o depósito permanecerá no sistema
identificado como cancelado.
O relatório de depósito foi
ajustado para ficar de acordo com os demais relatórios do sistema.
A opção de excluir um cheque
recebido do cadastro foi removida.
Ao tentar utilizá-la o usuário
será informado sobre o procedimento correto quando desejar dar baixa
em um cheque. (Figura 6)
Figura 6.
Alerta Cheque Recebido
Normalmente quando a empresa não
consegue cobrar um cheque ou tem certeza que o mesmo não é mais
cobrável realiza a sua remoção do sistema.
Agora o usuário deverá criar ou
utilizar um conta corrente específico para esta finalidade.
Sugerimos a criação de uma
conta corrente denominada PERDAS.
Nesta deverão ser lançadas
todas as perdas da empresa, ou seja, duplicatas e cheques incobráveis
ou perdidos.
Assim a administração poderá a
qualquer tempo saber exatamente o que ouve de perdas em um período.
O módulo também não permitirá
mais a alteração do valor do cheque, pois entendemos que o mesmo é
uma contra partida do recebimento de um título do contas a receber .
Como nos demais módulos, as
mudanças realizadas visam manter a integridade das informações.
Desta forma, o sistema não
permitirá mais a exclusão de qualquer título gerado em um
faturamento. A exceção é para os títulos incluídos diretamente
no contas a receber.
Da mesma forma, não será mais
possível alterar o valor da parcela, se esta for proveniente de um
faturamento.
Ao cancelar uma baixa o sistema
obrigará ao estorno em conta corrente e o fará apenas se o
lançamento no conta corrente ainda não foi conciliado, pois isto
afeta diretamente o saldo conciliado da conta.
Se o usuário realmente desejar
reabrir o título devera ir ao conta corrente e limpar a data de
conciliação, tendo sempre em mente que o valor de saldo conciliado
foi alterado.
Se for obrigatória a definição
de uma conta contábil no contas a receber, esta também será
necessária nos módulos de Agenda de contas a receber e Gerador de
contas a receber.
As mudanças foram realizadas
neste módulo foram:
Ao alterar o registro de um
cheque devolvido que já esta quitado, o sistema fará
obrigatoriamente um registro de estorno ( saída ) no conta corrente
indicado pelo usuário.
O botão “Baixar“ apenas
indicará ao usuário como deve proceder, no caso, usando o módulo
de Prestação de Contas ( Recebimento em lote ) para realizar o
recebimento do cheque devolvido.
O botão “Excluir” apenas
indicará ao usuário que o procedimento correto para a remoção do
cheque devolvido da cobrança é a sua baixa contra um conta corrente
específico para tratar de perdas.
Não será possível alterar o
valor original de um cheque devolvido.
Este material foi desenvolvido
pelo Departamento de Treinamento da SENSUM Sistemas de informática.
Qualquer duvida crítica ou
sugestão, favor encaminhar um e-mail para treinamento@sensum.inf.br
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ⓘ Aviso importante — Informações tributárias
Este conteúdo tem caráter exclusivamente informativo e operacional. A Sensum Sistemas não presta assessoria tributária, não valida cálculos ou configurações fiscais e não se responsabiliza por decisões tributárias tomadas com base nestas orientações.
Antes de alterar configurações tributárias, consulte seu contador. É responsabilidade do usuário validar os parâmetros e conferir todas as informações e documentos fiscais gerados pelo sistema antes de concluir operações ou enviar mercadorias. Em caso de dúvida, não prossiga.
As orientações podem ser alteradas sem aviso prévio e variar conforme a versão do sistema. Para dúvidas sobre o funcionamento do software, consulte nossa equipe técnica pelo Portal do Cliente.
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